Apa itu pertukaran data elektronik?
Electronic Data Interchange (EDI) adalah pertukaran otomatis dokumen bisnis antar organisasi. Alur kerja bisnis harian memerlukan pertukaran dokumen seperti faktur, pesanan pembelian, dan formulir pengiriman. Secara tradisional, dokumen berbasis kertas atau email dengan lampiran dibagikan antara perwakilan perusahaan, yang kemudian secara manual memproses dan mengisi data dokumen dalam sistem data perusahaan mereka. Teknologi EDI mengotomatiskan alur kerja ini sehingga sistem digital dapat berbagi dan memproses dokumen melintasi batas-batas organisasi tanpa keterlibatan manusia. Organisasi dapat menghubungkan sistem IT ke orang lain di jaringan B2B mereka untuk menghemat waktu dan menghilangkan kesalahan dari pemrosesan manual.
Apa manfaat dari pertukaran data elektronik?
EDI memberikan manfaat berikut untuk bisnis.
Menghemat waktu
Faktur, pemrosesan pesanan pembelian, dan entri data memakan waktu di lingkungan non-EDI. Dengan EDI, Anda dapat menggunakan lingkungan kode rendah untuk mengotomatiskan langkah-langkah pemrosesan dan berbagi file umum dengan mudah, menghemat waktu dan tenaga.
EDI juga menghilangkan penundaan yang terkait dengan metode komunikasi berbasis kertas. Ini menyediakan pengiriman instan dan pertukaran dokumen bisnis. Transmisi instan dokumen elektronik memungkinkan waktu respons yang lebih cepat dan pengambilan keputusan yang lebih cepat.
Mengurangi kesalahan
Karena pemrosesan otomatis EDI, Anda dapat menghindari kesalahan entri data manual. EDI juga dapat membantu mendeteksi kesalahan dan anomali data dalam dokumen. Tingkat akurasi yang lebih tinggi dalam dokumen semakin menambah efisiensi pemrosesan data dengan metode ini.
Tingkatkan keamanan
Dengan EDI, Anda dapat mengontrol akses dan autentikasi pengguna dengan lebih baik. EDI menggunakan kombinasi autentikasi dan enkripsi untuk mengontrol siapa yang dapat mengakses file tertentu. Sistem elektronik jauh lebih aman daripada metode tradisional yang pertama menggunakan kertas.
Tingkatkan konektivitas
Anda dapat menggunakan layanan transfer file cloud-native untuk berbagi kumpulan data besar dengan cepat dan mudah dengan mitra bisnis, pengguna, dan vendor. Transaksi EDI dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam proses bisnis Anda dan meningkatkan konektivitas di perusahaan Anda.
Bagaimana cara kerja pertukaran data elektronik?
EDI bekerja terutama dengan menggunakan dua bentuk transmisi:
- Koneksi point-to-point atau EDI langsung menghubungkan dua sistem bisnis dengan protokol aman
- Metode jaringan nilai tambah (VAN) menggunakan jaringan pihak ketiga yang mengawasi proses transmisi data
Perangkat lunak EDI biasanya menggunakan paradigma kotak surat untuk memfasilitasi pertukaran dokumen dan pemrosesan batch. Protokol internet aman seperti Protokol Akses Objek Sederhana (SOAP), Secure File Transfer Protocol (SFTP), dan protokol berbasis HTTPS seperti AS2 digunakan untuk mengirimkan dokumen EDI. Selain itu, standar komunikasi yang diatur oleh berbagai organisasi—seperti Komite Standar Terakreditasi X12, Peppoi, dan ODETTE—memastikan tingkat dasar tata kelola data dan memungkinkan kualitas data yang tinggi dalam transaksi EDI.
Perangkat lunak EDI juga dapat menggabungkan dua atau lebih segmen data untuk memberikan konteks yang lebih besar dalam dokumen. Misalnya, EDI dapat menggabungkan elemen data ITEMQUANTITY dan ITEMDESCRIPTION ke dalam ORDERLINE untuk secara komprehensif menggambarkan item dan jumlah dalam pesanan. Kombinasi data memberikan konteks yang lebih kaya dan merampingkan struktur dokumen EDI.
Gambar berikut menunjukkan contoh EDI antara dua organisasi: penyedia dan pembayar.
Apa yang dibutuhkan implementasi pertukaran data elektronik?
Berikut ini adalah tiga langkah utama untuk menerapkan EDI untuk memproses dokumen bisnis.
Membangun infrastruktur
Langkah pertama membutuhkan bisnis untuk mengakuisisi dan menyiapkan komponen perangkat keras dan perangkat lunak EDI. Aspek-aspek ini mengelola transmisi, integrasi, terjemahan, dan pemetaan jalur untuk dokumen EDI. Perangkat lunak EDI memastikan bahwa setiap dokumen bisnis dikonversi ke dalam format yang benar. Komponen perangkat lunak umum meliputi:
- Perangkat lunak pemetaan EDI yang mengambil bidang dalam file, seperti nama dan alamat, dan kemudian mentransfernya ke dokumen standar
- Perangkat lunak pembungkus dan pembongkaran batch bagi pengirim dan penerima untuk menerima, membungkus, dan membuka transaksi
- Perangkat lunak perutean pesan untuk mengirim pesan, mengirimkannya ke alamat penerima yang benar, dan memastikan bahwa pesan memiliki format yang kompatibel untuk alamat tujuan
Biasanya, langkah ini juga melibatkan pengaturan dan koneksi ke VAN, yang menyediakan jalur transfer yang andal dan aman. Jika Anda ingin mengelola EDI secara internal, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki perangkat keras yang diperlukan, seperti peralatan jaringan, penyimpanan, dan server.
Membangun koneksi
Setelah Anda meletakkan dasar teknologi untuk sistem EDI Anda, Anda harus terhubung ke mitra bisnis. Karena Anda memproses dan bertukar dokumen dengan mitra dagang ini, Anda harus menerapkan standar EDI yang memfasilitasi koneksi yang aman dan terjamin.
Industri dan wilayah yang berbeda masing-masing dapat mendukung format standar EDI yang berbeda. Anda dapat mengonfigurasi sistem EDI Anda untuk menggunakan standar yang sama dengan mitra dagang Anda, memfasilitasi pertukaran dokumen EDI. Konfigurasi juga mencakup pengaturan VPN, firewall, atau koneksi AS2 yang Anda butuhkan untuk memastikan jalur transfer data yang aman.
Patuhi standar
Sistem EDI Anda harus mematuhi peraturan dan standar perlindungan data yang diperlukan industri Anda. Jika ada standar yang Anda gunakan memiliki pembaruan, Anda harus menyesuaikan sistem Anda untuk menjaga kepatuhan. Sama halnya, jika mitra dagang Anda memutuskan untuk mengubah standar yang mereka ikuti, Anda harus mengetahui spesifikasi baru mereka dan dapat mengakomodasi mereka.
Apa tantangan solusi pertukaran data elektronik?
Bisnis yang ingin menerapkan solusi EDI mungkin menghadapi tantangan umum berikut.
Biaya implementasi
Menggunakan EDI dalam proses bisnis Anda membutuhkan investasi awal yang besar. Anda harus berinvestasi dalam perangkat keras, perangkat lunak, dan sistem yang mengikuti standar peraturan. Jika Anda menggunakan penyedia jaringan EDI pihak ketiga, Anda juga harus membayar untuk layanan tersebut. Untuk memastikan keberhasilan mengintegrasikan EDI, Anda harus melatih staf Anda tentang proses EDI, pendekatan, standar, dan perangkat lunak. Pelatihan berkelanjutan juga memiliki implikasi biaya dan mengharuskan bisnis membangun sumber daya pelatihan yang dapat diakses.
Pemetaan dokumen
Tantangan lain adalah secara efektif memetakan format EDI ke dokumen yang ada. Jika saat ini Anda menggunakan beberapa sistem, Anda harus menguji pemetaan data secara ekstensif untuk memastikan akurasi. Prosesnya bisa memakan waktu dan rumit jika Anda tidak memiliki keahlian untuk mengawasinya.
Tantangan penskalaan
Setelah solusi EDI Anda aktif dan berjalan, Anda mungkin merasa sulit untuk menskalakan sistem Anda di semua mitra logistik dan vendor. Misalnya, pesanan pembelian mungkin memiliki aturan bisnis, elemen data, dan bidang dokumen yang berbeda tergantung pada mitra dagang Anda. Untuk menskalakan sistem EDI Anda, Anda harus beradaptasi dengan berbagai tingkat kesiapan EDI di berbagai vendor.
Pemantauan berkelanjutan
Informasi yang tidak akurat, tidak lengkap, atau tidak konsisten menghambat solusi EDI. Anda harus terus memantau sistem EDI dan standar keamanan saat ini untuk mencegah kemungkinan gangguan, pengurangan kualitas data, atau situasi ketidakpatuhan. Untuk mengurangi masalah kepatuhan yang muncul, Anda harus mengalokasikan sumber daya untuk audit reguler, penilaian keamanan, dan tinjauan kinerja.
Bagaimana AWS dapat mendukung persyaratan pertukaran data elektronik Anda?
Amazon Web Services (AWS) menawarkan AWS Transfer Family, yang dapat Anda gunakan untuk berbagi dan mengelola data dengan mudah dengan transfer file yang aman, sederhana, dan dapat diskalakan. Dengan Transfer Family, Anda dapat:
- Kelola transfer file dan memodernisasi alur kerja transfer Anda dalam hitungan jam
- Simpan informasi di Amazon Elastic File System (Amazon EFS) atau Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) dan picu tugas otomatis yang digerakkan oleh peristiwa dengan layanan kode rendah
- Mematuhi persyaratan keamanan dengan enkripsi data, VPC, titik akhir FIPS, dan PGP
- Dukung ribuan pengguna bersamaan untuk meningkatkan skala transfer file B2B Anda dengan cepat
Anda dapat menggunakan Transfer Family untuk mengubah sistem dokumen EDI Anda menjadi alur kerja transfer file yang kuat dan modern.
Mulailah pertukaran data elektronik di AWS dengan membuat akun hari ini.
Langkah Berikutnya di AWS
