ENGIE cherche à se transformer numériquement et à rationaliser les procédures financières à l'aide de SAP S/4HANA sur AWS

Pour remédier à ces problèmes, ENGIE a créé son programme CFP (Common Finance Program), qui intègre différents systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) utilisés par des sociétés diverses et dans le monde entier au sein du Groupe. L'entreprise a créé un système financier centralisé et un cadre commercial afin de simplifier les procédures tout en apportant une certaine cohérence dans le Groupe. « Il est impératif que la direction financière dispose de capacités fiables pour mesurer nos coûts et nos performances de manière constante à travers les divisions », indique M. Langer. « Mais nous avons un portefeuille variable, et chaque société calcule les coûts à sa façon. Il peut donc être difficile de mesurer et de comparer les données entre deux sociétés au niveau du Groupe. »

En développant une nouvelle solution qui intègre des systèmes d'ERP locaux et transforme les données localisées en un cadre commercial central et standardisé dans la même instance, ENGIE espérait offrir des mesures et des analyses plus précises des données, à la fois aux utilisateurs locaux et centraux.

« Nous cherchions à transformer nos procédures financières grâce au programme CFP, et nous étions persuadés que les outils pouvant permettre cette transformation commençaient par SAP, et en particulier SAP HANA », expliquer M. Langer.

Du fait de la position de leader qu'occupe SAP sur le marché de la planification des ressources d'entreprise et du nombre important d'entreprises qui l'ont adopté dans le monde entier, ENGIE a choisi d'utiliser les outils SAP à grande échelle, dans l'ensemble du Groupe. Pour l'équipe financière, SAP a été un ingrédient essentiel à la réussite de la transformation de ses procédures et de la mission du programme CFP. L'équipe financière a d'abord choisi d'exécuter SAP Business Suite par le biais d'une implémentation sur site d'HANA. Toutefois, alors qu'elle commençait à faire le point sur son approche et ses objectifs à long terme, qui impliquaient une mise à niveau vers SAP S/4HANA, l'équipe a remis en question sa situation d'hébergement.

« Lorsque nous avons évalué le développement de notre système et mis à niveau notre déploiement SAP vers S/4HANA, deux des facteurs les plus critiques pour le programme CFP étaient le temps et l'évolutivité », explique M. Langer. « Nous devions mettre à jour notre plateforme, tout en développant dans le même temps une nouvelle solution d'analyse et un nouveau modèle commercial. De plus, chaque système d'ERP devait se connecter à S/4HANA pour le développement. Pendant la courte période du développement, nous devions effectuer des mises à l'échelle considérables, ce qui faisait d'AWS une option séduisante à nos yeux. »

ENGIE avait déjà collaboré avec AWS en effectuant une transformation numérique organisationnelle plus large. Étant donné l'expérience de l'entreprise et les capacités techniques éprouvées d'AWS pour exécuter des charges de travail SAP à grande échelle, l'équipe financière a eu le sentiment qu'AWS représenterait un excellent partenaire pour héberger l'environnement de développement du programme CFP.

Thierry Langer et son équipe ont donc contacté AWS Professional Services et commencé à élaborer une étude de cas pour faire migrer l'environnement de développement du programme CFP vers AWS.

« 48 heures après que l'équipe AWS a fourni une démonstration complète de ce qui était possible sur AWS, nous avons décidé de faire migrer notre environnement hors production vers AWS. Une fois cette étape terminée, nous avons décidé de faire migrer l'intégralité de notre plateforme, ainsi que notre environnement de production », raconte M. Langer. « J'ai vu la différence entre l'exécution de SAP sur site et sur AWS, et il n'a fait aucun doute que la migration vers AWS allait être avantageuse pour nous. »

De la décision initiale à la date de mise en service, le projet a pris environ six mois. Ce délai serré était bien plus court que ce à quoi M. Langer s'était attendu ou que ce qu'il avait connu lors de projets antérieurs à une échelle semblable (qui nécessitaient entre 9 et 12 mois). « J'ai été relativement impressionné par le délai de livraison d'une plateforme SAP complexe et complètement neuve », indique M. Langer. « Le déploiement s'est fait de manière si fluide que je me suis même demandé si c'était vraiment réel. Avec ce type de mise à niveau, il était devenu normal de s'attendre à certaines erreurs et difficultés, mais ça n'a pas été le cas avec AWS. J'étais perplexe, mais dans le bon sens du terme. »

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L'équipe financière d'ENGIE a collaboré étroitement avec AWS Professional Services à chaque étape du travail avec AWS, et a trouvé que l'équipe de AWS Enterprise Support était d'une aide précieuse. « Notre collaboration avec AWS Professional Services et AWS Enterprise Support a été une excellente expérience », affirme M. Langer. « AWS Professional Services a joué un rôle clé dans le projet et nous a aidés à transmettre son expertise à notre équipe interne, afin de pouvoir œuvrer à devenir complètement autonomes dans l'exécution de la plateforme. »

Au cœur du déploiement SAP d'ENGIE sur AWS, nous retrouvons l'instance X1e d'Amazon Elastic Compute Cloud, (Amazon EC2) qui est conçue pour exécuter des bases de données hautes performances et des charges de travail en mémoire comme SAP HANA. Les instances X1e fonctionnent avec quatre processeurs Intel Xeon E7 8880 v3, offrant plus de 128 vCPU et 3 904 Gio de mémoire DRAM.

L'équipe AWS Professional Services a travaillé avec ENGIE afin d'automatiser une grande partie de l'environnement SAP, notamment la base de données SAP, à l'aide d'AWS CloudFormation. À l'heure actuelle, ENGIE exécute plusieurs solutions SAP sur AWS, notamment SAP S/4HANA, la solution SAP S/4HANA pour Central Finance, SAP Fiori User Experience (UX), SAP Adobe Document Services (ADS) et SAP Content Server.

Pour l'équipe financière d'ENGIE, être capable de réduire de moitié le temps de livraison attendu pour son nouveau cadre commercial tout en mettant à niveau sa plateforme SAP vers SAP S/4HANA a été extrêmement bénéfique en matière d'apport de nouvelles opportunités et de nouveaux résultats commerciaux.

« Décider de faire migrer notre espace SAP vers AWS tout en développant notre nouveau cadre commercial et notre nouveau système d'analyse s'est avéré être un excellent choix pour nous », affirme M. Langer. « Nous avons pu réduire considérablement l'empreinte de notre base de données sur site. Notre base de données SAP prenait 4 To sur la base de données principale et 4 To sur la secondaire. En passant à AWS, nous avons réajusté notre base de données. Nous avons réduit la taille de la base de données principale de 4 To à 2 To, et celle de la base de données secondaire de 4 To à environ 200 Go. » ENGIE a non seulement économisé sur ses coûts en réduisant la taille de ses bases de données HANA, mais également en évitant d'avoir à se procurer régulièrement du matériel sur site.

« Nous avons accru la transparence des données pour nos organisations commerciales grâce à la génération continue de rapports financiers », explique M. Langer. « En exécutant SAP S/4HANA on AWS, nous avons également réduit drastiquement le temps de montée en régime pour les nouveaux utilisateurs de trois jours à un jour. »

ENGIE continue de collaborer avec AWS pour optimiser son environnement et apporter des innovations à sa plateforme. Par exemple, l'équipe AWS Professional Services travaille actuellement avec ENGIE à la conception d'une solution de scalabilité automatique personnalisée pour l'application SAP à l'aide d'AWS Lambda, d'Amazon Athena et d'Amazon DynamoDB.

« Actuellement, notre équipe est la seule au sein d'ENGIE à exécuter S/4HANA. En étant la première entreprise à exécuter S/4HANA sur AWS, nous avons prouvé que c'était possible », précise M. Langer. « Au fur et à mesure que nous continuons de nous focaliser sur la digitalisation et l'acquisition de connaissances grâce aux données, nous constatons qu'exécuter S/4HANA sur AWS est un énorme avantage. »

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