Funidata transforma la experiencia de los estudiantes de universidades finlandesas con AWS

A menudo, las universidades administran infraestructuras complejas destinadas a servicios administrativos que pueden afectar de manera negativa a la experiencia de estudiantes y personal. Cuando los sistemas implicados en la inscripción a cursos, calificación de exámenes y certificación de títulos son lentos y poco fiables, limitan la capacidad de los estudiantes para aprender y evitan que se apunten a los cursos que desean o que completen su formación a tiempo.

Las universidades de Finlandia decidieron abordar este problema de manera directa. Con este objetivo, patrocinaron la creación de una compañía privada llamada Funidata para obtener flexibilidad y un mejor rendimiento, que conlleva migrar a la nube sus configuraciones locales.

Funidata creó un sistema de información de estudiantes llamado Sisu en Amazon Web Services (AWS). Sisu ha optimizado los procesos administrativos, de modo que brinda a las universidades una manera más sencilla y segura de administrar tareas cotidianas. Utilizar AWS también ha ayudado a Funidata a desarrollar procesos eficientes para su equipo de TI, de modo que tiene tiempo para innovar, a la vez que la compañía al completo puede escalar para crecer en un futuro.

Actualmente, 90 000 estudiantes y empleados de seis universidades utilizan Sisu. Entre dichas universidades, se encuentra la mayor universidad de Finlandia (la Universidad de Helsinki), la Universidad de Tampere (TUNI), la Universidad Politécnica de Lappeenranta y la Universidad de Aalto. Está programado que la séptima universidad del colectivo propietario de Funidata migre en 2023.

Estudiantes, profesores y personal utilizan Sisu para tareas administrativas, como gestión de tareas de cursado, envío de calificaciones de exámenes, seguimiento de tasas y financiación de estudiantes, y para determinar a qué estudiantes se les concede la titulación. El sistema anterior sufría de interrupciones y presentaba un rendimiento lento cuando muchos usuarios accedían a él a la vez.

Sisu, basado en AWS, brinda una manera eficiente y fiable de llevar a cabo estos servicios clave. Durante los momentos de mayor actividad, Funidata es capaz de aprovisionar con rapidez recursos de computación para satisfacer esa alta demanda, a través de Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2), que brinda capacidad de computación segura y redimensionable. Esto significa que el sistema siempre tiene capacidad de respuesta y que los usuarios pueden llevar a cabo las tareas con rapidez. 

Sisu también hace que el proceso de inscripción a cursos sea un proceso continuo, así que no hay un solo momento en el que los cursos estén en línea y todo el mundo tenga que registrarse a la vez. De esta manera, se reduce la frecuencia de esos momentos de tráfico elevado en los que los sistemas anteriores sufrían interrupciones.

Cambiar a Sisu anima a las universidades a adoptar nuevas maneras de trabajar. “Sisu no se limita a sustituir los registros de estudiantes antiguos y estáticos”, afirma Toni Sallanmaa, director de tecnología de Funidata. “Además, anima a desarrollar nuevos procesos para aumentar la eficacia administrativa de las universidades”.

Ahora, los estudiantes finlandeses pueden planificar fácilmente su carga académica para los años venideros y realizar modificaciones a lo largo del tiempo. Pueden supervisar el progreso hacia una titulación, y acceder siempre que lo deseen a información actualizada sobre cualquier nuevo requisito o ver sus últimas calificaciones. De este modo, se mejora la experiencia universitaria de dichos alumnos y se aumenta el número de estudiantes que finalizan su titulación en el tiempo requerido.

Aquellas universidades que adoptan Sisu, pueden disfrutar de la tranquilidad de saber que los datos de los estudiantes están protegidos en la nube. Funidata afirma que utilizar AWS brindó a las universidades tranquilidad para migrar. “AWS cuenta con una buena reputación en cuanto a seguridad”, explica Sallanmaa. “Si se siguen sus prácticas recomendadas, los datos de los estudiantes permanecen a salvo”.

Para mantener altos estándares de seguridad, Funidata lleva a cabo auditorías de sistemas internos con regularidad y actualiza constantemente el software. Para proteger los datos, Funidata utiliza regiones y zonas de disponibilidad de AWS para satisfacer las normativas de protección de datos al garantizar que los datos de los estudiantes permanecen dentro de la UE. La centralización y estandarización de datos administrativos en Sisu también hace que sea más fácil para las universidades satisfacer los requisitos de compartir su información con el gobierno finlandés.

Al tener sus datos en Sisu, las universidades pueden tomar decisiones más inteligentes sobre sus recursos. “Sisu brinda a las universidades más información acerca de las necesidades de los estudiantes de la que tenían antes”, expone Mari Riihiaho, directora de productos (CPO) de Funidata. “Las universidades pueden optimizar sus recursos y tomar decisiones controladas por datos, de manera que brindan una mejor experiencia a estudiantes y personal”.

Dado que los estudiantes planifican los cursos por adelantado, las universidades cuentan con información actualizada sobre las necesidades de los estudiantes que les permite ajustar las programaciones del personal docente y las ofertas de cursos según la demanda real.

También pueden combinar con facilidad los datos en Sisu con datos de recursos humanos o financieros para generar información acerca de temas como la salud de los estudiantes o el progreso del curso. Ahora, las universidades pueden determinar con rapidez qué estudiantes están rindiendo como se esperaba y cuáles pueden requerir ayuda adicional. También pueden realizar un seguimiento de la carga académica para garantizar que los estudiantes disponen de créditos suficientes para acceder financiación estatal y proseguir con sus estudios.

Funidata quería automatizar los procesos de TI internos, de modo que su equipo técnico pudiera centrarse en tareas de infraestructura de alto nivel. “Hemos automatizado los flujos de trabajo, de modo que ahora no es necesario responder a un correo electrónico cada vez que un miembro del equipo quiere hacer algo”, explica Sallanmaa.

Además, el equipo de DevOps también se ha liberado de tareas manuales. Esto significa que tres personas son capaces de administrar la infraestructura, a pesar de que Funidata ha crecido y ha pasado de respaldar una universidad a seis. El equipo también tiene tiempo para desarrollar nuevas características con el objetivo de mejorar la fiabilidad, y ha reducido el tiempo de inactividad para el mantenimiento programado.

Con AWS, el equipo puede supervisar de manera proactiva la actividad de red mediante un registro completo, y responder a errores antes de que se conviertan en emergencias. “Ahora podemos hacer más la parte de desarrollo de DevOps”, afirma Sallanmaa. “Podemos mejorar nuestra plataforma en lugar de apagar fuegos”.

Es fácil encontrar gente dispuesta a trabajar en Funidata. “A nuestros empleados potenciales les encanta AWS”, explica Sallanmaa. “Observamos que están encantados con la idea de desarrollar sus habilidades de AWS, o dispuestos a utilizar sus conocimientos si ya están familiarizados con AWS”.

Funidata planea utilizar dichas habilidades para mejorar Sisu. Como parte de su constante desarrollo, ya están trabajando en la creación de una nueva herramienta de análisis de datos que ayudará a las universidades a basar una mayor parte de su decisiones en datos.

La compañía aspira a brindar su solución a otras universidades e instituciones de educación superior. Funidata cuenta con una infraestructura escalable que puede respaldar su crecimiento. “Desde que utilizamos AWS, somos más innovadores y podemos brindar mayor disponibilidad y solidez para Sisu sin aumentar los costos”, afirma Sallanmaa. “Todo esto seguirá siendo así, incluso a medida que crezcamos”.